Verhuurder: Boekingmanagement

Hoe werkt het boekingsproces bij PaulCamper?

Hoe verlopen de overdracht en teruggave?
Gevolgen van annulering door de huurder

Hoe werkt de kilometerregeling bij PaulCamper?
Hoe wordt de borg behandeld bij PaulCamper?
Hoe kan ik boekingen aanpassen?

Hoe annuleer ik als verhuurder een boeking?
Welke gevolgen heeft het als een huurder het eigen risico heeft verlaagd?
Zijn huurders geverifieerd?
Hoe communiceer ik met huurders?
Hoe kan ik huurders een korting aanbieden?
Kan ik twee boekingen op één dag hebben?
Kan de huurder de reisperiode uitstellen in plaats van annuleren?
Wat zijn de leeftijdsbeperkingen voor huurders?

Hoe werkt het boekingsproces bij PaulCamper?

1. Aanvraag

Als een huurder je camper heeft gevonden en hiervoor een huuraanvraag heeft gediend,  bijvoorbeeld via de zoekfunctie op www.paulcamper.nl, dan ontvang je deze aanvraag in het gedeelte “Boekingen” van je PaulCamper-account.
Huurders moeten je een bericht sturen, dus we raden je aan om op “Berichten” te klikken voordat je een aanvraag accepteert om meer te weten te komen over hun bedoelingen en eventuele open vragen te verduidelijken. Het is het beste om te bespreken waar de reis naartoe gaat, hoeveel kilometer je huurders van plan zijn te reizen, of er een huisdier meegaat en wanneer het ophalen of terugbrengen moet plaatsvinden.

2. Een aanbod doen

Als alle vragen zijn opgehelderd en jullie het eens zijn geworden, kun je een aanbod doen. Je kunt de aanvraag bevestigen zoals je hem hebt ontvangen (“Een bindend aanbod versturen”) of de periode aanpassen door “Data wijzigen” te selecteren. Als je de prijs van de boeking wilt aanpassen, neem dan contact op met ons supportteam via e-mail (hallo@paulcamper.nl).
Let op: Als je een bindend aanbod verstuurt, wordt de kalender van je camper geblokkeerd voor de betreffende periode en ontvang je geen verdere aanvragen voor deze tijd. Een aanbod vervalt automatisch na 72 uur als je huurder geen (aan)betaling doet.

3. Afronding van de boeking

Na ontvangst van je aanbod heeft de huurder de mogelijkheid om de boeking definitief te maken met een aanbetaling (voor boekingen die meer dan 30 dagen in de toekomst liggen) of een volledige betaling (voor boekingen die in de komende 30 dagen beginnen).
Pas nadat de boeking definitief is, worden de privégegevens gedeeld. Jij ontvangt de gegevens van je huurder en zij ontvangen bijvoorbeeld de exacte locatie van je camper.
Idealiter houden jullie contact en verduidelijken jullie eventuele vragen.

Hoe verlopen de overdracht en teruggave?

De overdrachtsprocedure bij PaulCamper is ontworpen om eenvoudig, veilig en transparant te zijn voor zowel huurders als verhuurders. Hier zijn de belangrijkste stappen:

Waar kan ik de checklist voor de overdracht en teruggave vinden?

Je kunt de checklist voor de overdracht en teruggave gemakkelijk invullen in de PaulCamper app. De checklist voor de overdracht is beschikbaar vanaf 24 uur voor de eerste dag van de boeking,  de checklist voor de teruggave is beschikbaar vanaf de laatste dag van de boeking tot 24 uur na de boeking. Je kunt ook een blanco overdrachtsformulier downloaden, uitprinten en samen met je huurders invullen.
NL Overdrachtsformulier voor verhuurders verzekerd via PaulCamper
NL Overdrachtsformulier voor verhuurders met een eigen verzekering

Voorbereiding voor de overdracht

• Bepaal het tijdstip: Spreek een tijdstip voor de overdracht af. De verzekeringsdekking begint om 00:01 uur op de dag van overdracht en eindigt om 23:59 uur op de dag van teruggave.

Hoewel de camper de volle 24 uur verzekerd is, is de verhuurder vrij in het bepalen van de tijdstippen voor de overdracht en teruggave. Deze tijden moeten worden overeengekomen op het moment van boeken. Als er beperkingen zijn, zoals openingstijden of extra kosten voor te laat inleveren, moeten deze worden vermeld in de huurvoorwaarden in het camperprofiel.

• Communiceer speciale kenmerken: Informeer je huurders over speciale kenmerken van je camper.
• App update: Zorg ervoor dat je de laatste versie van de PaulCamper app hebt.
• Bereid het protocol voor: Het digitale overdrachtsprotocol wordt 24 uur voor vertrek automatisch geactiveerd. Als je een van onze blanco formulieren gebruikt, kun je dit zelf uitprinten. De overdracht moet samen met de huurders worden uitgevoerd. Eventuele schade kan worden gedocumenteerd met foto's.
  
  

Belangrijke documenten bij overdracht

Huurders moeten de volgende documenten bij zich hebben

• Rijbewijs (en identiteitskaart) van alle opgegeven bestuurders
• Indien niet vooraf overgedragen: Overhandiging van de eerder overeengekomen borg

Vergelijk de gegevens met de boekingsbevestiging en controleer of de bestuurders lang genoeg in het bezit zijn van de relevante rijbewijscategorie en of ze voldoen aan de leeftijdseisen.
Het is ook belangrijk dat je de groene verzekeringskaart van je particuliere aansprakelijkheidsverzekering overhandigt.

Overdracht van de camper

Een uitgebreide overdracht is belangrijk om later afwijkingen te voorkomen. De checklist moet de volgende punten bevatten:

• Identiteitscontrole van de huurder
• Staat van het voertuig (binnen en buiten)
• Meegeleverde spullen bij het voertuig
• Bestaande schade (indien van toepassing)
• Brandstof- en gaspeil (indien van toepassing)
• Algemene netheid
• Veiligheidscontroles
• Overeengekomen aantal kilometers

Reken tussen de 30 en 60 minuten voor dit proces, afhankelijk van de complexiteit van de camper. Laat de huurder zien hoe alles werkt; een goede overdracht is de sleutel tot een succesvolle huur. Een gezamenlijke proefrit kan de kans op schade aanzienlijk verkleinen.

De camper terugbrengen

Na het inleveren van de camper is het belangrijk om samen de laatste checklist door te nemen en de staat van de camper te documenteren. Wees nauwkeurig, want het risico van achteraf ontdekte schade na het inleveren is moeilijk te claimen. De PaulCamper app begeleidt je bij elke stap van het proces.

Gevolgen van annulering door de huurder

Als de annulering van een boeking wordt veroorzaakt door de verhuurder, moet de verhuurder de boeking annuleren. Als de reden voor de annulering bij de huurder ligt, moet de huurder de annulering uitvoeren.

Afhankelijk van het tijdstip van annulering en het annuleringsbeleid zijn verschillende bedragen verschuldigd voor de huurder. Dit betekent dat jij als verhuurder het volgende ontvangt:

 

Mild
20% van de huurprijs bij annulering tot 30 dagen voor aanvang van de boeking
25% van de huurprijs bij annulering 29-8 dagen voor aanvang van de boeking 
30% van de huurprijs bij annulering 7 dagen of minder voor aanvang van de boeking

Matig
20%  van de huurprijs bij annulering tot 60 dagen voor aanvang van de boeking
25%  van de huurprijs bij annulering 59-30 dagen voor aanvang van de boeking 
50% van de huurprijs bij annulering29-8 dagen voor aanvang van de boeking 
30% van de huurprijs bij annulering 7 dagen of minder voor aanvang van de boeking 

Streng
75% van de huurprijs bij annulering tot 30 dagen voor aanvang van de boeking
85% van de huurprijs bij annulering 29-8 dagen voor aanvang van de boeking 
95%  van de huurprijs bij annulering 7 dagen of minder voor aanvang van de boeking 


De provisiekosten aan PaulCamper van 15% blijven gelijk en worden verrekend met het overgebleven bedrag.

In geval van annulering zijn er geen annuleringskosten verschuldigd voor de schoonmaakservice of voor gehuurde extra's.

 

Opmerkingen bij annulering door de huurder

• Als de boeking per ongeluk door de huurder is geannuleerd, neem dan onmiddellijk contact met ons op omdat we de restitutie niet meer kunnen beïnvloeden als deze eenmaal is uitbetaald.
• Nadat de betaling is verricht, kunnen we hooguit proberen te bemiddelen en een voorstel doen op basis van onze ervaring. Het afdwingen van eventuele claims is echter de verantwoordelijkheid van de contractpartijen.

Opmerking: Volgens het Duitse recht staat het de huurder vrij om te bewijzen dat de verhuurder geen of slechts een kleiner economisch nadeel heeft geleden dan het bedrag dat de verhuurder ontvangt volgens de geldende annuleringsvoorwaarden. De verduidelijking van dergelijke claims vindt rechtstreeks plaats tussen de huurder en de verhuurder.

Annulering door de verhuurder

• Als de verhuurder een boeking annuleert, ontvangt de huurder het volledige bedrag terug, tenzij de huurder verantwoordelijk is voor de annulering.
• Onze aanspraak op de provisie van de verhuurder blijft onaangetast door de annulering.
• Onder bepaalde omstandigheden zien we af van betaling van de provisiekosten als de reden voor de annulering aan de verhuurder kan worden toegeschreven, maar de verhuurder geen schuld heeft.
  
  • Dit is bijvoorbeeld het geval als het voertuig niet beschikbaar is vanwege schade die is ontstaan tijdens een eerdere boeking via ons platform en niet op tijd kan worden gerepareerd.

Hoe werkt de kilometerregeling bij PaulCamper?

In principe zijn alle afgesproken kilometers bij PaulCamper inbegrepen. Dit betekent dat als je niets afspreekt voordat je boekt, alle kilometers zijn inbegrepen. Kilometers worden ook geacht te zijn overeengekomen als bijvoorbeeld de bestemming is “goedgekeurd”.
Om misverstanden te voorkomen, raden we je als verhuurder aan om in je profiel onder “Huurregels” in het vrije tekstveld aan te geven hoeveel kilometer per dag bij je prijs is inbegrepen. Uit ervaring raden wij een richtlijn van 250 kilometer per dag aan. Vermeld ook dat extra kilometers vooraf worden afgesproken en apart in rekening worden gebracht.

Gebruik van kilometerpakketten

Je kunt ook pakketten met verschillende kilometertarieven aanbieden bij de “Extra's”. Zo kunnen potentiële huurders direct de juiste kilometers boeken. Geef in de beschrijvingtekst of huurrregels aan dat de huurders hun dagelijkse kilometers via de extra's moeten boeken.

Hoe wordt de borg behandeld bij PaulCamper?

Hoe ontvang ik de borg?
Wanneer je de camper overhandigt, ontvang je de borg vooraf contant, via bankoverschrijving of Tikkie.

Teruggave van de borg:
De borg blijft de gehele huurperiode bij je. Als de boeking zonder schade eindigt, geef je de borg direct en volledig terug aan je huurder. Deze teruggave wordt ook vastgelegd in het overdrachtsprotocol om alles goed te documenteren.

Wat te doen bij schade:
Als er schade ontstaat, heb je als verhuurder in eerste instantie recht op volledige inhouding van de waarborgsom. Als de schade wordt afgehandeld door de verzekeringsmaatschappij, wordt het eigen risico gedekt door de waarborgsom. Als het schadebedrag lager is dan het eigen risico, kun je de waarborgsom geheel of gedeeltelijk gebruiken om de schade te herstellen en het verschil zo snel mogelijk terugbetalen aan de huurder.

Als huurders het eigen risico hebben verlaagd, verlaagt dit niet de afgesproken borg.

Hoe kan ik boekingen aanpassen?

Prijswijzigingen

Als je de prijs van een boeking wilt aanpassen, bijvoorbeeld om korting te geven of een toeslag te vragen voor extra kilometers, neem dan rechtstreeks contact op met PaulCamper via hallo@paulcamper.nl. Zorg ervoor dat je het boekingsnummer vermeldt. Houd er rekening mee dat je prijsverlagingen eenzijdig kunt doorvoeren, maar prijsverhogingen vereisen toestemming van de huurder.

Aanpassingen voor aanvang van de boeking

Voor aanvang van een boeking kun je de boekingsperiode verlengen, verkorten of uitstellen. Dit is vaak de beste oplossing om een annulering te voorkomen. Het inkorten van de boeking leidt echter niet tot een verlaging van de bemiddelingsprovisie of servicekosten. Als je wijzigingen wilt aanbrengen, open dan de betreffende boeking en selecteer de nieuwe data onder “Data wijzigen”. Een verlenging verhoogt de prijs van de boeking met het corresponderende dagtarief. De wijziging moet door de huurder worden geaccepteerd en, indien van toepassing, worden betaald.

Aanpassingen tijdens de boeking

Het is mogelijk om huurperiode in te korten of te verlengen tijdens de boeking. Selecteer hiervoor “Data wijzigen” in het boekingsoverzicht en stel een nieuwe einddatum in. Na de start van de boeking is het niet meer mogelijk om de boeking compleet te verzetten of de begin datum te wijzigen. 

Hoe annuleer ik als verhuurder een boeking?

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat je als verhuurder een boeking niet kunt nakomen. Als je bijvoorbeeld schade aan je camper constateert en daarom de boeking moet annuleren, ga dan als volgt te werk:

1. Neem zo snel mogelijk contact op met de huurders en leg de situatie uit. Dit is de beste manier om hen tijd te geven om een alternatief te vinden.
2. Als het onduidelijk is hoe lang je camper niet beschikbaar zal zijn, kun je het beste ook de huurders van latere boekingen informeren, zodat ze tijd hebben om een alternatief te zoeken. Het is in ieder geval beter als huurders zich bewust zijn van het risico en niet plotseling verrast worden de dag voordat de boeking zou beginnen.
3. Annuleer als verhuurder de boeking via ons platform. Dit is belangrijk omdat dit de enige manier is om de bijbehorende terugbetalingsprocessen correct in gang te zetten. Onjuiste annuleringen betekenen vertraging in het terugbetalingsproces en ongemak voor alle betrokkenen.

Hoe annuleer je een boeking?

• Log in op je PaulCamper account
• Klik op “Boekingen” en selecteer de betreffende boeking
• Selecteer vervolgens “Aanbod intrekken” of “Boeking annuleren” onder “Je boeking beheren”.
• Als je camper voor langere tijd niet kan worden verhuurd, overweeg dan om je kalender te blokkeren.

Zijn er kosten verbonden aan het annuleren van een boeking?

De provisiekosten worden in rekening gebracht voor elke succesvolle en bindende boeking die via PaulCamper tot stand komt. We begrijpen echter dat er soms onverwachte situaties kunnen optreden. Als je een gegronde reden hebt waarom je de provisiekosten niet zou moeten betalen na een annulering, zoals schade aan je voertuig die binnen een boeking via PaulCamper is ontstaan, neem dan gerust contact op met ons team. We kijken graag samen naar een oplossing.

Zijn huurders geverifieerd?

Bij PaulCamper nemen we de verificatie van potentiële huurders zeer serieus vanwege de risico's die gepaard gaan met het verhuren van je camper. 

Huurders moeten een PaulCamper account aanmaken en persoonlijke informatie opgeven, waaronder hun volledige naam, adres, gebooortedatum, e-mailadres en telefoonnummer.
We raden je aan om bij het overhandigen van de camper de gegevens van de huurder op de boekingsbevestiging precies te vergelijken met de gegevens op het rijbewijs en de ID-kaart, en indien nodig ook een foto van de documenten te maken als de huurder daarmee akkoord gaat.

Hoe communiceer ik met huurders?

Een potentiële huurder neemt contact met je op door  een vrijblijvende aanvraag in te dienen voor je camper. Voordat een huurder een aanvraag stuurt, krijgt hij/zij jouw “welkomstbericht” te zien, dat je kunt aanpassen in je camperprofiel. Het welkomstbericht zou idealiter wat informatie moeten bevatten over wat je nodig hebt van huurders voordat ze boeken, je vraagt bijvoorbeeld of de huurder van plan is huisdieren mee te nemen, of een kinderzitje nodig is, welke route gepland is, enz.
Je kunt dan reageren op dit bericht van je toekomstige huurders in het berichtencentrum en je kunt de laatste details verduidelijken voordat je een bindend aanbod stuurt, dat de huurders dan moeten accepteren.
We raden aan om via ons platform te communiceren om een consistente conversatie te garanderen en om als bemiddelaar te kunnen optreden in geval van onduidelijkheid.

Hoe kan ik huurders een korting aanbieden?

Als je een korting of actieprijs wilt toepassen op boekingen, kun je de prijs aanpassen in je kalender. Wijs vervolgens de openstaande aanvraag af en laat de huurder weten dat hij een nieuwe aanvraag moet doen om de nieuwe prijs toe te passen. Als de boeking al bevestigd is, kun je contact opnemen met het PaulCamper-team om een korting aan te bieden.

Kan ik twee boekingen op één dag hebben?

Nee, wanneer een huurder een boeking maakt, is deze geldig voor de 24 uur van de betreffende dag. 

Kan de huurder de reisperiode uitstellen in plaats van annuleren?

Het uitstellen van een boeking bij PaulCamper is een handige optie waarmee de boeking op een ander moment kan worden voortgezet in plaats van geannuleerd. De prijs, betalingen en voorwaarden blijven hetzelfde, alleen de data veranderen. Uitstellen is ideaal voor verhuurders omdat de boeking en de betaling bij je camper blijven. Betalingen worden niet beïnvloed omdat PaulCamper het geld vasthoudt tot het begin van de boeking.
Als verhuurder moet je natuurlijk wel akkoord gaan met uitstel.

Wat zijn de leeftijdsbeperkingen voor huurders?

Afhankelijk van hoe je camper verzekerd is tijdens de boeking, gelden er verschillende leeftijdsgrenzen:

1. PaulCamper aanvullende verzekering

Minimum leeftijd 23 - maximum leeftijd 75
Minimaal 3 jaar in het bezit van het voor de verhuur vereiste rijbewijs, d.w.z. als voor een caravan een speciaal rijbewijs vereist is, moet de huurder hier ook 3 jaar in het bezit van zijn.

Je hebt ook de mogelijkheid om een andere minimumleeftijd in te stellen in je camperprofiel, maar houd er rekening mee dat alleen “strengere” eisen mogelijk zijn als onderdeel van de aanvullende verzekering via PaulCamper.

2. Eigen verhuurverzekering

Als je gebruikmaakt van je eigen verhuurverzekering, gelden de regels van deze verzekering. Vraag dit na bij je verzekeringsmaatschappij.